Kaltenkirchen (ots) – Die ESSKA.de GmbH hat mit dem ersten
Online-Shop für industrielle Fachartikel bereits 2002 und damit in
einer sehr frühen Entwicklungsphase den Einstieg in den E-Commerce
gefunden. Im Rahmen der erfolgreichen Unternehmensentwicklung ist
ESSKA.de inzwischen mit acht internationalen Shop-Varianten im
europäischen Markt präsent. Um den Erwartungen an das weitere
Wachstum gerecht zu werden war es erforderlich, die Skalierbarkeit
des Backoffice sicherzustellen und die kaufmännischen Prozesse
konsequent zu digitalisieren. Die Einführung der FibuNet
Finanzbuchhaltung im Jahr 2010 hatte das Ziel, die Abläufe im Bereich
des Zahlungsverkehrs weitgehend zu automatisieren. Nach weiteren
Ausbaustufen – einschließlich übergreifender Integration in die
Systemumgebung – wurde mit der Einführung von FibuNet webIC jüngst
der Bereich der Rechnungserfassung und -bearbeitung umfassend
digitalisiert.

Die erfolgreiche Unternehmensentwicklung der ESSKA.de GmbH ging
einher mit einer zunehmenden Differenzierung des Online-Shops, bei
dem mittlerweile über 150.000 Artikel im Zugriff sind. Der damit
verbundene Anstieg der Verkaufsfälle hat zu einer starken Ausweitung
des Datenvolumens und einer steigenden Komplexität im Zahlungsverkehr
geführt. Neben Vorkassen-Zahlungen mit Schlussrechnungen,
Kreditkartenabrechnungen, Überweisungen und Lastschriften wird ein
großer Teil der Zahlungen im Online-Handel über Paypal abgerechnet.
Wegen des inzwischen erreichten Ausmaßes des Geschäftsvolumens in
Verbindung mit der Komplexität hatte die Automatisierung des
Zahlungsverkehrs höchste Priorität. Parallel zur Auswahl einer neuen
Rechnungswesen-Software wurde im Jahr 2010 ein neues
Warenwirtschaftssystem ausgeschrieben. Den Zuschlag erhielt M-System
der Firma Protrixx GmbH.

Jederzeit mahnfähige Debitorenstände in Verbindung mit Massendaten

Besonderes Gewicht bei der Auswahl der Rechnungswesen-Komponente
hatte eine überzeugende Lösung zur effizienten Verarbeitung der
Massendaten im Interbanken-Zahlungsverkehr. Für die ESSKA.de GmbH,
die das Unternehmenswachstum weitgehend aus sich selbst heraus
finanziert, ist es wichtig, dass bei dem großen Datenvolumen die
Offene- Posten-Buchhaltung und der mahnfähige Datenbestand immer auf
aktuellem Stand sind.

Im Bereich der Banküberweisungen und Lastschriften werden bei
ESSKA.de die Bankauszüge zur weiteren Bearbeitung automatisiert in
den FibuNet BankBlitz XL importiert. Die relevanten Informationen
werden den Offenen Posten unmittelbar zugeordnet. Die OP-Situation
ist dadurch immer auf aktuellem Stand. Kontoauszüge mit
entsprechenden Daten können per Drag & Drop direkt in die
Buchungsmaske übertragen werden. Vor allem im Bereich des
Kontokorrents ist üblicherweise ein großer Arbeitsaufwand beim
Kontieren erforderlich, so dass gerade hier der Einsatz des
Bankblitzes zu erheblicher Zeitersparnis und reduzierter
Fehleranfälligkeit geführt hat.

Zeitersparnis durch übergreifende Prozessautomation

Bestandteil der Implementierungsphase der
FibuNet-Finanzbuchhaltung war ein umfassendes Schnittstellenkonzept
zur übergreifenden Integration aller beteiligten Softwarekomponenten
verschiedener Hersteller. Mitunter mussten die Debitoren- und
Kreditoren-Stammdaten sowie die buchungsrelevanten Daten sämtlicher
Eingangs- und Ausgansrechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem an
FibuNet übergeben werden. Der jeweils aktuelle OP-Bestand wiederum
sollte aus FibuNet heraus in die Warenwirtschaft überspielt werden.
In diesem Rahmen müssen auch Anzahlungen und Schlussrechnungen
verwaltet und entsprechende Daten/Informationen berücksichtigt
werden.

Weiterer Kernbereich bei der Einführung von FibuNet war neben der
Anbindung der Warenwirtschaft die elektronische Erfassung der
zahlungsrelevanten Transaktionsdaten der Online-Shops. Die bei
ESSKA.de eingesetzte Schnittstelle FNAmazon lädt Abrechnungsdateien
direkt beim Amazon-Webservice hoch und ordnet im Rahmen der
Datenübernahme den Zahlungen die Offenen Posten zu. Mit der ebenfalls
eingesetzten Schnittstelle FNPaypal werden die Abrechnungsdateien und
CSV-Kontoauszüge von Paypal automatisiert in die
FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt.

Weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung

Nach Migration von FibuNet auf die aktuelle FibuNet-Version 5 im
Jahr 2017 umfasste die vorerst letzte Umsetzungs- und Ausbaustufe die
Einführung des Rechnungsbearbeitungsmoduls FibuNet webIC. Die
monatlich bis zu 3.000 Eingangsrechnungen werden nun bei ESSKA.de
sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels
der OCR-Erkennung wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten
automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge
überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und
Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und
Genehmigungskreise weitergeleitet.

Das FibuNet-Modul webIC Agent unterstützt den automatischen
Abgleich von Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem M-System mit
den in FibuNet webIC hinterlegten Rechnungsbelegen. Nach Genehmigung
bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die
automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und
auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen zur
Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Allein im Wareneinkauf werden
auf diese Weise bereits rund 70% aller Eingangsrechnungen
automatisiert abgewickelt.

Fazit aus dem Automatisierungsprojekt mit FibuNet

Laut Daniela Brandt, Prokuristin der ESSKA.de GmbH, wurde parallel
zur eigenen Unternehmensentwicklung das Lösungsangebot der FibuNet
GmbH entsprechend den Marktbedürfnissen weiterentwickelt und
fortlaufend aktualisiert. Die Software entspricht technisch und
qualitativ dem State-of-the-Art und kann ein modernes
Online-Geschäftsmodell, wie das der ESSKA.de GmbH, digitalisiert und
überzeugend unterstützen. „FibuNet ist ein Lösungsanbieter auf
Augenhöhe. Der mit Unterstützung der FibuNet-Software realisierte
Automatisierungsgrad ist beeindruckend. Neben der erheblichen
Effizienzsteigerung hat sich die Fehleranfälligkeit der
kaufmännischen Prozesse drastisch reduziert. Auch auf zukünftiges
Wachstum sind wir im Backoffice Dank FibuNet gut vorbereitet.“

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